Trong thị trường việc làm ngày nay, cách gửi CV qua email đã trở thành một phần thiết yếu của quy trình xin việc. Tuy nhiên, với số lượng người tìm việc cạnh tranh cho cùng một vị trí, điều quan trọng là phải nổi bật giữa đám đông và tạo ấn tượng lâu dài với nhà tuyển dụng.
Gửi một email chuyên nghiệp và được soạn thảo cẩn thận có đính kèm CV của bạn có thể làm tăng đáng kể cơ hội nhận được công việc mà bạn mong muốn. Trong bài viết này, Navigates sẽ mang đến các yếu tố chính của một email CV hấp dẫn và cung cấp các mẹo làm cho đơn xin việc của bạn nổi bật trước các nhà tuyển dụng tiềm năng.
CV là gì?
CV là viết tắt của “curriculum vitae” là một thuật ngữ Latinh có nghĩa là “dòng đời”. Trong bối cảnh tìm kiếm việc làm, CV là tài liệu tóm tắt trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng, thành tích và các thông tin liên quan khác của một cá nhân có thể giúp họ tìm kiếm việc làm.
Mục đích của việc gửi CV ứng tuyển là cung cấp một cái nhìn tổng quan toàn diện về trình độ và kinh nghiệm của người tìm việc cho các nhà tuyển dụng tiềm năng.
Email xin việc là gì?
Email xin việc là email mà người tìm việc gửi nhà tuyển dụng tiềm năng để đăng ký tuyển dụng. Email thường bao gồm một thông báo ngắn thể hiện sự quan tâm của ứng viên đối với vị trí, đính kèm CV hoặc sơ yếu lý lịch của họ và đôi khi là các tài liệu hỗ trợ khác như thư xin việc, danh mục đầu tư hoặc tài liệu tham khảo.
Mục đích của một email xin việc là để giới thiệu bản thân với nhà tuyển dụng tiềm năng cũng như truyền đạt trình độ, kinh nghiệm của một người một cách ngắn gọn và chuyên nghiệp. Điều quan trọng là tạo một email hấp dẫn với nhà tuyển dụng, tạo được ấn tượng đầu tiên và thể hiện sự chuyên nghiệp của bản thân.
Email xin việc đang ngày càng trở thành phương pháp xin việc ưa thích vì nó nhanh và thuận tiện hơn so với phương pháp truyền thống. Email xin việc được chuẩn bị kỹ càng có thể giúp người tìm việc nổi bật so với đối thủ cạnh tranh và tăng cơ hội được mời phỏng vấn.
Gửi CV qua email có lợi ích gì?
Gửi CV qua email là một cách thuận tiện và tiết kiệm chi phí cho người tìm việc. Nó có thể tiết kiệm thời gian và công sức, đồng thời cho phép người tìm việc tùy chỉnh CV của họ để phù hợp với yêu cầu của vị trí tuyển dụng.
Tính tiện lợi
Gửi CV qua email là cách nộp hồ sơ xin việc nhanh chóng và tiện lợi. Thay vì gửi CV bản cứng qua đường bưu điện hoặc nộp trực tiếp, người tìm việc chỉ cần đính kèm CV của họ vào email và gửi cho nhà tuyển dụng tiềm năng chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Điều này có thể tiết kiệm thời gian và công sức, đặc biệt là đối với những người tìm việc đang nộp đơn cho nhiều vị trí tuyển dụng.
Tiết kiệm chi phí
Gửi CV qua email cũng tiết kiệm chi phí. Không cần phải in ra một bản cứng của CV hoặc thư xin việc, và không phải lo lắng về phí bưu điện hoặc phí chuyển phát nhanh. Điều này có thể đặc biệt thuận lợi cho những người tìm việc có ngân sách eo hẹp.
Khả năng tiếp cận
Email là một hình thức giao tiếp được sử dụng rộng rãi có thể được truy cập từ bất kỳ đâu có kết nối internet. Điều này có nghĩa là những người tìm việc có thể nộp đơn xin việc ở các nơi khác nhau trên thế giới mà không cần phải trực tiếp đến văn phòng của nhà tuyển dụng hoặc gửi bản cứng CV của họ qua đường bưu điện.
Tương tự như vậy, nhà tuyển dụng có thể nhận và xem xét CV từ các ứng viên trên khắp thế giới, điều này có thể mở rộng nhóm ứng viên tiềm năng cho vị trí tuyển dụng.
Khả năng tùy chỉnh
Khi gửi CV qua email, người tìm việc có thể tùy chỉnh thông điệp và CV của họ để phù hợp với vị trí tuyển dụng cụ thể mà họ đang ứng tuyển. Họ có thể điều chỉnh nội dung email để làm nổi bật các kỹ năng và kinh nghiệm liên quan của mình, đồng thời tùy chỉnh CV của mình để nhấn mạnh các bằng cấp quan trọng nhất đối với công việc.
Cách gửi CV qua email gây ấn tượng với nhà tuyển dụng
Gửi CV qua email là một phần quan trọng trong quá trình xin việc. Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn gửi CV qua email gây ấn tượng với nhà tuyển dụng
Bước 1: Làm CV chỉn chu, bắt mắt
Tạo một CV chỉn chu và bắt mắt rất quan trọng trong việc gây ấn tượng với nhà tuyển dụng và được chú ý trong nhóm ứng viên. Dưới đây là một số mẹo để làm cho CV của bạn nổi bật:
- Chọn một định dạng phù hợp: Có nhiều định dạng CV để lựa chọn, chẳng hạn như theo trình tự thời gian, chức năng hoặc kết hợp. Chọn một định dạng làm nổi bật nhất điểm mạnh và kinh nghiệm của bạn.
- Sử dụng phông chữ rõ ràng và dễ đọc: Sử dụng phông chữ dễ đọc như Arial hoặc Times New Roman với cỡ chữ trong khoảng 10-12 pt. Tránh sử dụng các phông chữ có thể khó đọc.
- Ngắn gọn: Giới hạn CV của bạn không quá hai trang. Tập trung vào việc làm nổi bật kinh nghiệm và kỹ năng phù hợp nhất của bạn.
- Sử dụng các gạch đầu dòng: Sử dụng các gạch đầu dòng để làm cho CV của bạn dễ đọc và làm nổi bật thành tích cũng như trách nhiệm của bạn trong các vai trò trước đây.
- Điều chỉnh CV của bạn cho phù hợp với công việc: Tùy chỉnh CV của bạn để phù hợp với yêu cầu của công việc bạn đang ứng tuyển. Làm nổi bật các kỹ năng và kinh nghiệm liên quan khiến bạn trở thành một ứng cử viên sáng giá.
- Thêm dấu ấn cá nhân: Thêm dấu ấn cá nhân bằng cách bao gồm một phần ngắn về sở thích hoặc sở thích của bạn hoặc bằng cách sử dụng một màu sắc nổi bật trong thiết kế của bạn.
Bước 2: Chú ý địa chỉ và tên email xin việc
Khi nộp đơn xin việc qua email, điều cần thiết là phải chú ý đến địa chỉ và tên email bạn sử dụng trong đơn đăng ký của mình. Sử dụng một địa chỉ email chuyên nghiệp bao gồm tên của bạn là cách tốt nhất để tạo ấn tượng tốt. Tránh sử dụng các địa chỉ email không chuyên nghiệp hoặc quá cá nhân.
Điều quan trọng nữa là đảm bảo rằng bạn có địa chỉ email chính xác cho nhà tuyển dụng. Kiểm tra kỹ chính tả và đảm bảo rằng địa chỉ email hợp lệ và đang hoạt động.
Chú ý đến những chi tiết này có thể tạo ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng và tăng cơ hội được cân nhắc cho công việc của bạn.
Bước 3: Viết tiêu đề email
Tiêu đề của email xin việc phải rõ ràng và ngắn gọn, cho thấy rằng bạn đang ứng tuyển cho một công việc cụ thể. Dưới đây là một ví dụ về tiêu đề email:
“Ứng tuyển cho [Chức danh công việc] – [Tên của bạn]”
Sử dụng định dạng này, bạn có thể truyền đạt rõ ràng mục đích của email và giúp nhà tuyển dụng dễ dàng xác định đơn đăng ký của bạn. Bạn cũng nên thêm tên của mình vào dòng tiêu đề để làm cho nó mang tính cá nhân và chuyên nghiệp hơn.
Bước 4: Viết phần mở đầu email
Khi viết phần mở đầu email xin việc, bạn cần ghi nhớ những lưu ý sau:
- Tên người nhận: Bắt đầu email của bạn bằng một lời chào thích hợp đề cập đến người quản lý tuyển dụng hoặc nhà tuyển dụng theo tên. Điều này cho thấy rằng bạn đã thực hiện nghiên cứu của mình và đang thực hiện quy trình xin việc một cách nghiêm túc.
- Sử dụng giọng điệu chuyên nghiệp: Giữ giọng điệu chuyên nghiệp, lịch sự và thân thiện. Tránh tỏ ra quá trang trọng hoặc không trang trọng, đồng thời cố gắng đạt được sự cân bằng hợp lý giữa việc tôn trọng và dễ tiếp cận.
- Nêu rõ mục đích của bạn: Nêu rõ mục đích email của bạn trong đoạn mở đầu. Điều này giúp nhà tuyển dụng biết chính xác bạn đang ứng tuyển vào vị trí nào và bạn quan tâm đến vị trí nào.
- Đề cập đến nguồn của tin tuyển dụng: Nếu bạn tìm thấy tin tuyển dụng thông qua bảng việc làm hoặc giới thiệu, hãy đề cập đến điều này trong phần mở đầu của bạn để cho thấy rằng bạn đã dành thời gian nghiên cứu về công ty và vị trí.
- Làm nổi bật trình độ của bạn: Sử dụng đoạn mở đầu để làm nổi bật ngắn gọn trình độ, kinh nghiệm và kỹ năng liên quan của bạn. Điều này có thể giúp thu hút sự chú ý của nhà tuyển dụng và khiến họ muốn đọc tiếp.
Bước 5: Viết nội dung chính email
Trong phần chính của email xin việc, bạn nên cung cấp thêm chi tiết về trình độ, kinh nghiệm, kỹ năng cũng như sự quan tâm của bạn đối với công việc và công ty. Đảm bảo làm nổi bật thành tích để chứng minh giá trị của bạn với nhà tuyển dụng.
Ngoài ra, đừng quên đính kèm CV của bạn và bất kỳ tài liệu liên quan nào khác, đồng thời đề nghị cung cấp thêm thông tin nếu cần.
Bước 6: Viết phần kết và lời cảm ơn
Khi viết phần kết và email cảm ơn cho đơn xin việc, bạn cần ghi nhớ những lưu ý sau:
- Bày tỏ lòng biết ơn: Cảm ơn nhà tuyển dụng đã dành thời gian xem xét đơn xin việc cũng như kinh nghiệm của bạn. Điều này có thể giúp để lại ấn tượng tích cực với nhà tuyển dụng, cho thấy rằng bạn đánh giá cao thời gian và công sức của họ.
- Nhắc lại sự quan tâm của bạn: Thể hiện sự quan tâm liên tục của bạn đối với vị trí và công ty. Hãy cho nhà tuyển dụng biết rằng bạn rất hào hứng với cơ hội được đóng góp và bạn đang mong chờ cơ hội được phỏng vấn.
- Đề nghị cung cấp thông tin bổ sung: Nhắc lại việc bạn sẵn sàng cung cấp bất kỳ thông tin bổ sung nào hoặc trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà nhà tuyển dụng có thể có. Điều này có thể giúp thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn.
- Giữ giọng điệu chuyên nghiệp: Đảm bảo duy trì giọng điệu lịch sự và chuyên nghiệp trong suốt email của bạn. Tránh sử dụngtiếng lóng quá thông thường và đảm bảo đọc lại email của bạn để tìm bất kỳ lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào.
- Bao gồm thông tin liên hệ của bạn: Đảm bảo bao gồm thông tin liên hệ của bạn, chẳng hạn như số điện thoại và địa chỉ email, trong trường hợp nhà tuyển dụng cần liên hệ với bạn vì bất kỳ lý do gì.
Bước 7: Thêm các tài liệu đính kèm
- Kiểm tra hướng dẫn của nhà tuyển dụng: Đảm bảo kiểm tra hướng dẫn của nhà tuyển dụng để gửi tài liệu đính kèm. Họ có thể yêu cầu bạn đính kèm sơ yếu lý lịch, thư xin việc và bất kỳ tài liệu nào khác vào email hoặc tải chúng lên cổng thông tin ứng dụng trực tuyến.
- Sử dụng định dạng phù hợp: Lưu tài liệu của bạn ở định dạng tệp thường được sử dụng, chẳng hạn như PDF, để đảm bảo rằng nhà tuyển dụng có thể mở và đọc chúng. Tránh sử dụng các định dạng tệp bất thường hoặc các loại tệp có thể không tương thích với phần mềm của nhà tuyển dụng.
- Đặt tên file rõ ràng: Sử dụng tên tệp rõ ràng và có tính mô tả, chẳng hạn như “Jane_Doe_Resume” hoặc “Jane_Doe_Cover_Letter” để giúp nhà tuyển dụng xác định tài liệu của bạn và sắp xếp chúng ngăn nắp.
- Giữ kích thước tệp của bạn hợp lý: Đảm bảo rằng tài liệu của bạn không quá lớn, vì điều này có thể khiến chúng mất nhiều thời gian để tải xuống và có thể làm tắc nghẽn hộp thư đến của nhà tuyển dụng. Cố gắng giữ các tệp của bạn dưới 5 MB bất cứ khi nào có thể.
- Đề cập đến tài liệu của bạn trong email: Trong email của bạn, đảm bảo đề cập đến các tài liệu mà bạn đã đính kèm hoặc tải lên.
- Ví dụ: bạn có thể viết, “Vui lòng xem sơ yếu lý lịch đính kèm và thư xin việc của tôi cho vị trí [Chức danh công việc] tại [Tên công ty].”
Bước 8: Kiểm tra chữ ký
Chữ ký email của bạn phải chuyên nghiệp và không được chứa bất kỳ nội dung không phù hợp hoặc không chuyên nghiệp nào. Tránh sử dụng trích dẫn cá nhân, biểu tượng cảm xúc hoặc bất kỳ yếu tố nào khác có thể bị coi là không chuyên nghiệp.
Đảm bảo chữ ký của bạn bao gồm tên đầy đủ, số điện thoại và địa chỉ email. Điều này sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên lạc với bạn nếu họ cần.
Bước 9: Chọn thời điểm gửi email
Tốt nhất bạn nên gửi email xin việc trong giờ hành chính, khi nhà tuyển dụng có thể đang ở bàn làm việc và chủ động kiểm tra hộp thư đến của họ. Tránh gửi email của bạn vào sáng sớm hoặc tối muộn bởi nó có thể bị bỏ qua.
Thời điểm tốt nhất để gửi email xin việc là khi bạn cảm thấy tự tin và chuẩn bị sẵn sàng. Dành thời gian để tạo một email chuyên nghiệp thể hiện các kỹ năng cũng như trình độ của bạn và gửi nó khi bạn cảm thấy sẵn sàng.
Bước 10: Phản hồi email của nhà tuyển dụng
Điều quan trọng là phải trả lời email của nhà tuyển dụng một cách kịp thời, lý tưởng nhất là trong vòng 24 giờ. Điều này cho thấy bạn là người nhạy bén và chuyên nghiệp.
Đảm bảo trả lời bất kỳ câu hỏi nào mà nhà tuyển dụng đã hỏi và cung cấp bất kỳ thông tin bổ sung nào có thể liên quan đến đơn xin việc.
Kết luận
Gửi một CV xin việc được soạn thảo kỹ lưỡng qua email có thể cải thiện đáng kể cơ hội gây ấn tượng với nhà tuyển dụng và đạt được công việc mơ ước. Bằng cách chú ý đến các chi tiết như địa chỉ email, tiêu đề, tạo phần mở đầu và nội dung email chuyên nghiệp, đồng thời đính kèm một CV được định dạng phù hợp, bạn có thể tạo ấn tượng mạnh với các nhà tuyển dụng tiềm năng.
Ngoài ra, việc trả lời kịp thời email của nhà tuyển dụng và theo dõi các yêu cầu có thể thể hiện tính chuyên nghiệp và sự quan tâm của bạn đối với vị trí này. Với những lưu ý này, bạn có thể tự tin điều hướng quá trình xin việc và tăng cơ hội thành công.
Câu hỏi thường gặp
Tại sao lại cần gửi CV qua email?
Gửi CV qua email là một cách nhanh chóng và thuận tiện để nộp đơn xin việc và khiến đơn của bạn được các nhà tuyển dụng tiềm năng chú ý.
Nó cho phép bạn điều chỉnh cho phù hợp với các cơ hội việc làm cụ thể và dễ dàng đính kèm các tài liệu liên quan, đồng thời cung cấp một phương tiện liên lạc chuyên nghiệp và hiệu quả.
Tên email xin việc nên đặt như thế nào?
Khi đặt tên email xin việc cần chuyên nghiệp và dễ nhận diện. Lý tưởng nhất là nó phải bao gồm tên đầy đủ của bạn và giống như “JohnSmith_CV” hoặc “JaneDoe_JobApplication”. Tránh sử dụng biệt hiệu, số hoặc các yếu tố không chuyên nghiệp khác trong tên email của bạn.
Nên gửi CV bằng email hay các nền tảng khác?
Mặc dù có nhiều nền tảng khác nhau để gửi đơn xin việc, nhưng email vẫn là một trong những phương pháp phổ biến nhất và được chấp nhận rộng rãi. Tuy nhiên, nếu nhà tuyển dụng chỉ định một nền tảng khác để gửi đơn đăng ký, hãy đảm bảo làm theo hướng dẫn của họ cho phù hợp.
Nên gửi CV trực tiếp hay online?
Gửi CV của bạn trực tuyến thường thuận tiện và hiệu quả hơn so với gửi trực tiếp, đặc biệt nếu bạn đang xin việc ở các địa điểm khác nhau. Tuy nhiên, một số nhà tuyển dụng có thể yêu cầu nộp hồ sơ trực tiếp. Điều quan trọng là phải đọc kỹ tin tuyển dụng và làm theo hướng dẫn do nhà tuyển dụng cung cấp.
File CV nên để định dạng nào?
Các định dạng phổ biến nhất và được chấp nhận rộng rãi cho tệp CV là Microsoft Word (.doc hoặc .docx) và Adobe PDF (.pdf). Các định dạng này đảm bảo rằng các nhà tuyển dụng tiềm năng có thể dễ dàng mở và xem CV của bạn, bất kể họ đang sử dụng hệ điều hành nào.
